Mere tid til at være dyrlæge

Som en moderne leder er det vigtigt at have tid og overskud til coaching og faglig udvikling af medarbejderne. Ledelsesværktøjet ISO Dyrlægen frigiver tid og arbejdspres hos indehavere og nøglemedarbejdere – tid, der kan bruges til faglige opgaver, sparring og det at være dyrlæge og veterinærsygeplejerske.

 

 

 

 

Om management- og kvalitetsværktøjet ISO Dyrlægen

ISO-certificeringen er et moderne ledelsesværktøj, der bl.a. er med til at synliggøre de arbejdsgange, hvor der sker fejl og bruges unødig meget tid. Med et faktuelt overblik er det således muligt at vurdere behovet for at ændre relevante arbejdsgange og sørge for god information og instruktion til nye kolleger.  Ansvaret for de mange opgaver på klinikken fordeles og opgaver beskrives, så I bliver mindre sårbare overfor barsel, sygdom og opsigelser. Kundetilfredsheden og bundlinjen forbedres. Det giver jer mere tid til faglig og strategisk udvikling. Og mere tid til veterinærfaglige opgaver.

Et godt værktøj til moderne ledelse

Som en moderne leder er det vigtigt at have tid og overskud til coaching og faglig udvikling af medarbejderne. Tidligere var chefen eller mellemlederen den, der havde samlet en masse viden om de daglige opgaver og tilrettelagde medarbejdernes tid ud fra det. I en moderne virksomhed opnår lederen autoritet ved uddelegering af ansvar og ved at arbejde med forbedring og optimering på tværs af klinikken. Det sikrer højere medarbejdertilfredshed og tilfredse medarbejdere er mere effektive og mere loyale.

Viden og rutiner deles ud på flere

Alle relevante rutiner og arbejdsgange skrives ned. En slags „sådan gør vi-manual“. Dagens, ugens, månedens og årets rutiner sættes i system og bliver synlige for alle medarbejdere. På den måde fordeler I overblikket på flere personer og alle ved, hvornår der skal gøres hvad. Det frigiver tid og arbejdspres hos indehavere og nøglemedarbejdere – tid, der kan bruges til faglige opgaver, sparring og det at være dyrlæge og veterinærsygeplejerske.

Foto

Med ePraksis-VET samler I alle klinikkens relevante dokumenter ét sted. Procedurer, to-do-lister, behandlingsprotokoller, vejledninger og links til cirkulærer og lovgivning, samt anden relevant information.

Rutiner frigiver ressourcer

Når alle vigtige rutineopgaver og kontrolopgaver er sat i system ved alle medarbejdere, hvilke opgaver der skal udføres hvornår og hvordan.

Alle har adgang til dagens og ugens to-do-liste, hvor det tydeligt fremgår, hvem der har ansvaret for hvad. Og alle kan byde ind med at løse opgaver, hvis de fx har ventetid mellem to patienter.

Samtidig skaber ISO-certificeringen en gennemsigtighed, som er let og overskuelig for medarbejderne at orientere sig i. Det gør jer mindre sårbare overfor den forandring, der altid vil være i en medarbejderstab, i form af barsel, sygdom og jobskifte. Det er fx meget lettere at starte en barselsvikar op, så den nye medarbejder hurtigt løfter opgaven.

Hvis flere medarbejdere sygemelder sig eller må flyttes til mere presserende opgaver, giver aktivitetslisten overblik til at prioritere. Nogle rutiner kan udsættes en uge eller 14 dage. Andre rutiner skal gennemføres her og nu for at sikre fortsat drift. Aktivitetslisten gør jer i stand til at tage de bedste beslutninger, så patienter, kunder og medarbejdere belastes så lidt som muligt.

 

 

Minimerer tiden

Minimerer tiden, der bruges på fejlretning

Relevante fejl og uhensigtsmæssige hændelser registreres i ePraksis-VET – og bliver kvantificeret, således at der tages fat om de væsentligste fejlkilder og problemstillinger. Klinikken bruger denne viden til at tage funktionelle beslutninger om at ændre arbejdsgange og fordeling. Det vil sige, at beslutninger baseres på viden i stedet for holdninger og fornemmelser. Det er således med til at synliggøre:

- Leverandører med mange restordrer, fejlleverancer m.m.
- Udstyr, der ikke vedligeholdes og/eller bryder ned
- Medicin, der bliver for gammel og må destrueres
- Manglende information til kunderne
- Fejl på grund af manglende træning af/information til medarbejdere

I får et overblik, som bruges til at forbedre de arbejdsgange, hvor der ofte skal bruges unødig ekstra tid. Færre fejl frigiver tid – tid, som I kan bruge på veterinærfaglige opgaver.

Bedre bundlinje

Bedre bundlinje

Via den daglige fokus på at strukturere og uddelegere rutineopgaverne, minimeres tiden, der bruges på at rette op på fejl og tale med vrede eller utilfredse kunder. Den frigjorte tid bruges til faglig udvikling og flere timer til behandling af patienter. Det giver en bedre indtjening pr. dyrlæge.

Med ISO-systemet lokaliserer I de leverandører, der leverer det forkerte, leverer med forsinkelse eller som leverer for dårlig kvalitet. Med den faktuelle viden i baghånden, har I meget lettere ved at forhandle bedre rammer for jeres samhandel. Og I kan tage rationelle beslutninger om eventuel udskiftning af leverandører.

 

 

Gladere kunder

Med en certificering som ISO Dyrlæge og med værktøjet ePraksis-VET sikrer I en høj kvalitet i behandlingen af dyrene og i kontakten med jeres kunder. Der er fokus på fyldestgørende journaler på alle patienter, så I har let ved at se tilbage på patientens behandlingsforløb. Derved skaber I en tættere dialog med kunden og kunder, der føler sig husket og hørt bliver loyale kunder og på sigt jeres ambassadører. Fyldestgørende journaler sikrer samtidig de bedste forudsætninger for at overtage en kollega’s patienter.

Via certificeringen lader I jer frivilligt kigge over skulderen. Det holder jer til ilden i de daglige rutiner og skaber en høj kvalitet i kontakten med kunder og patienter. Samtidig minimerer I fejlkilder, der kan skabe utilfredshed og påvirke kvaliteten i det enkelte behandlingsforløb.

Stor vidensdatabase

90 procent af opgaverne i moderne klinikker ligner hinanden. Vidensdelingen gør det nemt for jer at opbygge jeres egne rutiner og arbejdsbeskrivelser.

De klinikker og hospitaler, som er medlem af certificeringsordningen deler beskrivelser og arbejdsgange med hinanden. I ePraksis-VET får I adgang til over 700 dokumenter med beskrivelser af arbejdsgange, rutiner, behandlings-protokoller og så videre. I kan kopiere materialet og anvende det i klinikken én til én, eller I kan bruge det som inspiration til at opbygge jeres egne beskrivelser.

Herudover indeholder ePraksis-VET mange andre løsninger og guides, som er relevante for driften af en dyreklinik/-hospital. Det er eksempelvis anbefalinger fra Kvalitetsudvalget, GDPR-guide, værktøjskasse til leverandørstyring og meget mere. Og hygiejnehåndbogen ligger naturligvis også tilgængelig i digital form, så det er nemt og hurtigt at søge i den. Nyeste ekstra ”værktøj” er en løsning til håndtering af Arbejdstilsynets krav omkring APV og kemisk risikovurdering, som er en integreret løsning i ePraksis-VET.

Yderligere er der relevant, veterinærfaglig information fra flere af branchens leverandører, så der er nemt at få adgang til nyeste viden fra eksperter på forskellige fagområder.

Alle klinikker og hospitaler besøges minimum én gang årligt – enten i forbindelse med intern audit eller sparringsmøde. Fra disse mange besøg samles der hvert år op på gode ideer og inspiration, som andre klinikker kan lade sig inspirere af.
Foto
Foto

Fokus er "at spille hinanden bedre"

Statistikken fra de seneste mange års interne audit bekræfter, at selvom formålet med intern audit er at tjekke, at klinikken lever op til kravene i certificeringen, så er ”kulturen” at sikre vidensdeling og at inspirere hinanden til forbedret og optimeret klinikdrift.

Grafikken viser fordelingen af ”findings” fra interne audits i 2021.

 

 

Hør hvorfor Maribo Dyrehospital har valgt at være ISO Dyrlæge.
Se hvad flere andre dyrlæger siger her >

Markedets bedste management- og kvalitetsstyringssystem

ePraksis-VET er et management- og kvalitetsstyringssystem, som er designet af dyrlæger til dyrlægebranchen. Det får I stillet til rådighed som en del af medlemskabet af ISO Dyrlægen.

Med ePraksis-VET samler I alle klinikkens relevante dokumenter ét sted. Procedurer, to-do-lister, behandlingsprotokoller, vejledninger og links til cirkulærer og lovgivning, samt anden relevant information. Slut med tykke ringbind, forældede cirkulærer og bunker af papirer. Det giver orden og overblik i klinikken (og ”ro i maven”).

Designet af dyrlæger til dyrlægebranchen

ISO Dyrlægens kvalitetshåndbog er et gennemarbejdet dokument, der tager højde for alle delelementerne i en ISO 9001 certificering af dyreklinikker og dyrehospitaler. Det er simpelt og lettilgængeligt og det fungerer effektivt i en travl og hektisk hverdag, hvor fokus er på patienterne.

Ved hjælp af beskrivelse af relevante procedurer og arbejdsgange, sættes der struktur på klinikkens mange arbejdsgange, som er forudsætningen for at dyrlægen kan koncentrere sig om at udføre dyrlægearbejde. Hver procedure kan tilføjes en reminderfunktion, så der skabes overblik over både små og store opgaver, der er nødvendige for at klinikken fungerer optimalt. Samtidig sørger procedurerne for, at alle hurtigt kan få  indsigt i, hvordan en opgave udføres. Den viden, der ligger i procedurerne bliver i klinikken, hvis én eller flere medarbejdere skifter job eller bliver syge. Via et samlet overblik i ePraksis-VET kan de tilbageværende medarbejdere få overblik over, hvilke opgaver der mangler at blive løst og hvordan de løses – og hverdagen kan gå videre.

ISO Dyrlægens kvalitetsudvalg udarbejder løbende anbefalinger med inspiration og samlet overblik over relevante emner. Herudover er der udarbejdet tidligere nævnte „værktøjskasse til leverandørstyring“, idé-kataloger til vidensdeling og åben hus arrangementer m.m.

ISO-certificeringen er bygget op omkring egenkontrol samt ISO 9001-standardens krav til interne og eksterne audits. Her vil I løbende arbejde med at forbedre og optimere jeres rutiner og arbejdsgange ud fra den viden I får fra afvigelser, audits og inspiration fra andre medlemmer.

 

 

Foto

Læs mere i brochuren om ISO Dyrlægen

På 32 sider har vi beskrevet fordelene ved at være en del af ISO Dyrlægen. Du kan læse om større kundetilfredshed og bedre bundlinje. Der er en beskrivelse af værktøjet ePraksis-VET. Alt sammen noget der er med til at frigive tid til at være dyrlæge.

Bestil et eksemplar her, så modtager du det med posten.

 

 

 

Lad os starte med et uforpligtende møde

Hvis I vil vide mere kan vi starte med et uforpligtende møde enten hos jer eller online.
Ring eller skriv til mig, så finder vi et tidspunkt, der passer ind i jeres kalender.
 

Med venlig hilsen

Heidi Sommer
Kvalitetschef ISO Dyrlægen

Mobil +45 30 92 15 00
iso-dyrlaegen@ddd.dk